MATERI 3
MEMELIHARA PERALATAN KANTOR
Pemeliharaan/ perawatan ialah pemeliharaan terhadap harta benda, baik yang bergerak, dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atau harta benda tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu.
B. Cara pemeliharaan dan perawatan barang kantor
Untuk memelihara dan merawat barang kantor hendaklah memperhatikan cara-cara berikut ini:
• Selalu membersihkan barang-barang secara teratur terutama setelah barang tersebut digunakan
• Selalu memperbaiki barang yang rusak
• Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis peralatan
• Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar.
• Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai dengan petunjuk dan aturan pemakaiannya.
C. Langkah-langkah Perawatan Umum Peralatan Kantor
1) Perawatan Mesin Ketik
a. Bersihkan semua kotoran yang melekat pada bodi mesin dengan kain yang halus
b. Bersihkan jari-jari tuts
c. Periksa semua kunci, pastikan semua dalam keadaan normal
d. Bersihkan penggulung kertas dengan membuka penutup silinder
e. Periksa pita mesin ketik agar selalu dalam keadaan baik
2) Perawatan Telepon
a. Pastikan perangkat dalam keadaan kering
b. Jangan simpan perangkat ini ditempat yang panas
c. Jangan coba membuka perangkat selain yang diperintahkna dalam buku petunjuk
d. Pastikan agar aprangkat tidak terjatuh, terbentur atau tergunjang
e. Jangan gunakan bahan kimia untuk membersihkan perangkat
f. Gunakan hanya antenna pengganti yang sudah disediakan atau direkomendasikan
g. Gunakan pengisi daya didalam ruangan
3) Perawatan Mesin Stensil
a. Bersihkan casing atau body mesi dengan kain bersih
b. Jika pekerjaan penggandaan naskah telah usai, semua peralatan dibersihkan
c. Apabila mesin stensil tersebut telah bersih, posisikan tempat kaset dan copy tray
d. Langkah terakhir mesin stensil ditutup dengan bahan yang terbuat dari kain
4) Perawatan Mesin Fotokopy
a. Bersihkan cover-cover agar mesin fotokopi dalam keadaan bersih dan sehat
b. Membersihkan kaca yang kotor sebaiknya memakai alkohol
c. Cek selalu kertas dan tinta apabila bahan-bahan tersbeut telah habis
5) Perawatan Alat Bantu Presentasi
a. Bagian luar dibersihkan dengan kain halus, tidak diletakkan di bawah sinar matahari langsung dan tidak diletakkan pada sembarang tempat
b. Bila tidak dipergunakan, ditutup untuk menghindari debu dan bersihkan lensa dengan tissu pembersih lensa
Prosedur pengadaan peralatan kantor:
1. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang.
2. Petugas memeriksa persediaan atau stock barang di gudang.
3. Surat diserahkan ke bendahara.
4. Meminta persetujuan kepada pimpinan atau kepala.
5. Apabila sudah disetujui, diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan.
6. Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji.
7. Kalau sudah cocok, barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan barang.
8. Sesudah dicatat, barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian atau unit yang membutuhkan.
DOWNLOAD MATERI DALAM BENTUK PPT
klik disini
MATERI 2
MENGOPERASIKAN PERALATAN KANTOR
KOMPETENSI DASAR 1
Menggunakan Peralatan
• INDIKATOR PEMBELAJARAN
1. Penggunaan peralatan atau sumber daya untuk melaksa-nakan tugas diidentifikasikan dengan benar
2. Jumlah yang diperlukan dipertimbangkan secara menyeluruh
3. Peralatan dipergunakan sesuai prosedur pemakaian dan instruksi penggunaan
1
PENGGUNAAN MESIN-MESIN KOMUNIKASI
A. PENGGUNAAN TELEPON
1. Pengertian telepon
Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.
2. Macam-macam pesawat telepon
1) Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah
2) PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator
3) PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator
3. Cara penggunaan telepon
1) Penggunaan telepon untuk percakapan local
2) Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international
B. PENGGUNAAN HANDPHONE
1. Pengertian handphone
Yaitu alat komunikasi baik jarak dekat maupun jarak jauh. Dapat berupa komunikasi lisan maupun tulisan.
2. Cara menggunakan handphone
a. Cara mengirim berita
1) Tekan tombol yang dituju
2) Mulailah pembicaraan
3) Sudah selesai pembicaraan tekan tombol No
b. Cara menerima berita
1) Tekan tombol yes
2) Dengarkan pembicaraan
3) Tekan tombol No jika pembicaraan sudah selesai
C. PENGGUNAAN FAKSIMILE
1. Pengertian faksimile
Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh.
2. Fungsi faksimile
a. Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan
b. Untuk menerima informasi dari berbagai tempat
c. Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori maka facsimile dapat difungsikan untuk:
1) Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar
2) Mencetak sampai beberapa lembar kopi
3) Menyimpan berbagai alamat
2
PENGGUNAAN MESIN-MESIN PENGGANDAAN
A. PENGGUNAAN MESIN STENSIL
Memiliki ciri-ciri yaitu:
a. Digerakkan dengan tenaga manusia
b. Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis
c. Tinta yang digunakan adalah tinta berwarna
d. Sheer yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stencil cutter sebagai sheet master
e. Ukuran kertas maksimum ialah folio (8,5 inci x 13 inci)
B. PENGGUNAAN MESIN FOTO KOPI
Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan. Sebab, dalam mesin fotokopi terdapat system zoom, system reduction, system fullsize, dan system document feeder
Langkah-langkah pengoperasian
(1) Masukkan tinta ke developer unit
(2)Tekan tombol on/off dengan posisi on
(3) Master diletakan pada kacalalu tutupkan kover diatasnya
(4)Tekan tombol nominal jumlah yang dikendaki
(5)Hitung jumlah kertas yang dikopi
3
PENGGUNAAN ALAT BANTU PRESENTASI
A. OHP
Cara Pengoperasian
(1) Siapkan ringkasan materi yang akan dipresentasikan
(2) Periksa catu daya listrik
(3) Atur Fokus
(4) Simpan lembaran presentasi diatas alas kaca yang terdapat pada OHP
(5) Nyalakan OHP dengna menakan tombol on-of
(6) Gunakan seperlunya
(7) Jika sudah cukup matikan OHP dengna menekan tombol on_of
B. LCD Proyektor
(1) Letakkan LCD pada tempatnya
(2) Buka tutup lensa
(3) Atur focus LCD
(4)Tekan tombol power pada remote control
(5) Nyalakan computer
(6)Jika sudah selesai matikan
C. Microphone
Yaitu alat input suara yang dipergunakan bersama-sama dengan pengerras atau alat perekam
4
PENGGUNAAN MESIN CETAK
1. Mengaktifkan file dokumen yang akan dicetak, biasanya menggunakan aplikasi microsoftword
2. Setelah itu, kita harus memastikan printer telah siap untuk digunakan (dalam keadaan menyala dan terkoneksi dengan komputer)
3. Klik file> lalu klik print, atau langsung dengan mengklik tombol yang mempunyai simbol gambar printer
5
PENGGUNAAN MESIN KETIK
1. Mesin kita hubungkan dengan aliran listrik melalui stop kontak dan voltase-nya harus disesuaikan dengan aliran listrik rumah atau kantor.
2. Setelah mesin menyala kita masukan selembar kertas dan mulailah kita mengetik, namun kita harus tahu bahwa tulisan yang akan kita ketik tidak langsung tercetak pada kertas, melainkan disimpan terlebih dahulu dalam memori mesin tersebut, bila kita telah yakin untuk dicetak di atas kertas cukup tekan tombol enter maka mesin akan mencetak tulisan yang ada pada memori ke atas kertas.
Penanganan Perlengkapan Kantor
Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
1. Pengadaan
Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
2. Penyimpanan
Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
3. Pendistribusian
Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
4. Pemeliharaan
Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.
5. Penghapusan
Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar inventaris berdasarkan peraturan yang berlaku.
Pelaporan kerusakan peralatan kepada pihak yang berwenang:
Melaporkan kerusakan peralatan harus disampaikan kepada petugas yang telah ditunjuk di perusahaan. Lakukan pemeriksaan terlebih dahulu, jika peralatan mati atau ada kerusakan segera hubungi petugas terdekat.
• Kerusakan peralatan ada dua kemungkinan yaitu :
1. Kerusakan lokal, yaitu kerusakan dan gangguan masih dalam lokasi perusahaan atau akibat pengguna.
2. Kerusakan non lokal, yaitu kerusakan diakibatkan jaringan atau pihak di luar perusahaan.
DOWNLOAD MATERI DALAM BENTUK PPT
klik disini
DOWNLOAD MATERI DALAM BENTUK PPT
klik disini
MATERI 1
MEMILIH PERALATAN KANTOR
A. Definisi
Peralatan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.
Peralatan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.
B. Jenis-jenis Peralatan Kantor
1. Alat komunikasi
a) Telepone
Telepon berasal dari kata tele yang berarti jauh dan phone yang artinya suara berhubungan telepon yaitu penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor. Pesawat telepon adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan dan sekaligus berfungsi untuk mendengarkan suara atau pembicara.
Bagian dalam pesawat berupa komponen- komponen listrik, yaitu:
• Terminal (awal dan akhir).
• Switching (sentral).
• Transmisi (penyalur).
• Catudaya (power supply).
Bagian luar pesawat berupa:
• Gagang telepon (handset).
b) Email
Surat elektronik (disingkat ratel atau surel atau surat-e) atau pos elektronik (disingkat pos-el) atau nama umumnya dalam bahasa Inggris "e-mail atau email" (ejaan Indonesia: imel) adalah salah satu cara komunikasi modern saat ini, yaitu dengan kirim mengirim surat melalui jalur internet.
c) Handphone
Handphone sudah menjadi bagian terpenting dalam dunia komunikasi, karena dinilai lebih cepat dan lebih portabel, dengan kata lain lebih praktis, tidak menggunakan kabel, dan dapat dibawa kemana-mana.
d) Faksimile
Faksimile adalah mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar.
2. Mesin Pengganda
a) Mesin Fotokopi
• Mesin Fotokopi adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil ukuran dari aslinya.
• Naskah asli yang digandakan dengan mesin fotokopi ini akan menghasilkan rekaman naskah yang baik kualitasnya dan mirip atau mendekati aslinya, tetapi berwarna hitam tulisannya.
• Salinan dapat dibuat pada kertas biasa atau kertas khusus, transparansi atau master duplikasi.
Bagian-bagian mesin fotokopi:
Bagian bak kertas kosong
Kertas dari bak ditarik satu per satu dengan peralatan penarik kertas sehingga di dalam mesin fotokopi terjadi proses perekaman naskah yang diletakkan pada papan kaca dimana kertas tersebut harus diletakkan terbalik.
Bagian mesin pemroses
Kertas yang terkena proses foto dengan kekuatan sinar khusus dan alat elektronik, maka terjadilah perekaman naskah asli dipinmdahkan ke atas kertas yang telah terkena tinta.
Bagian bak penampung hasil, tempat kertas diletakkan
b) Mesin Stensil
Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang Cash Register disebut dengan stensil sheet atau sit stensil.
3. Alat Bantu Presentasi
a) Proyektor OHP
Overhead Projector (OHP) adalah alat yang digunakan untuk menjelaskan presentasi secara visual.
OHP adalah media komunikasi visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparancy film yang diletakkan diatas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar.
Macam-macam Proyektor OHP:
1. Classroom Overhead Projector (OHP kelas) Bentuknya lebih besar, untuk dipergunakan dalam kelas/ruang rapat secara tetap tidak perlu dipindah-pindah)
2. Portable Overhead Projector (OHP kecil) OHP ini bentuknya lebih kecil dan dibuat khusus untuk pembicaraan yang berpindahpindah
b) Proyektor LCD
Alat ini hampir sama fungsinya dengan OHP, yaitu memperbesar tampilan ambar, foto maupun atau dari komputer ke layar atau bidang datar lainnya.
c) Mikrofon
Mikrofon (bahasa Inggris: michrophone) adalah suatu jenis tranduser yang mengubah energi-energi akustik (gelombang suara) menjadi sinyal listrik.
4. Mesin Cetak
a) Printer
Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik, di atas ertas. Printer biasanya terbagi atas beberapa bagian, yaitu picker sebagai alat mengambil kertas dari tray. Tray ialah tempat menaruh kertas.
b) Inkjet Printer
Printer inkjet (bubble jet) adalah alat cetak yang sudah menggunakan tinta untuk mencetak dokumen dengan kualitas yang cukup bagus melalui noxxles (pipa semprot) berukuran kecil.
c) Laser Printer
Printer inkjet (bubble jet) adalah alat cetak yang sudah menggunakan tinta untuk mencetak dokumen dengan kualitas yang cukup bagus melalui noxxles (pipa semprot) berukuran kecil.
5. Mesin Ketik
a) Mesin Ketik Manual
Mesin ketik adalah salah satu alat yang peran dan fungsinya erat kaitannya dengan segala pekerjaan yang berhubungan dengan pengetikan, misalnya pekerjaan membuat surat, laporan, undangan, notulen dan sebagainya. Mesin ketik berfungsi untuk melakukan pekerjaan tata tulis yang selama ini dilakukan secara manual dengan tangan.
Bagian-bagian mesin ketik secara umum terdiri atas tiga bagian, yaitu:
1. Gandaran
2. Kerangka Mesin
3. Tuts (keyboard).
b) Mesin Tik Elektrik
Mesin tik elektrik adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakkan dengan tenaga listrik. Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis serta tuts-tutsnya seperti yang terdapat pada mesin tik manual ditambah saklar (on-off switch).
HELLO, please come and join hope can be motivation !
Orang yang tidak mengubah
sikapnya, tidak akan mampu mengubah hidupnya.
Betapa pun kerasnya dia bekerja, jika dia tidak menjadikan
dirinya diterima dengan baik oleh lingkungannya, dia akan tetap tidak dihargai.
Betapa pun kerasnya dia mengeluh, jika dia tidak segera berhenti
membenci pelajaran dan pekerjaan, kesulitannya tidak akan berkurang.
Maka, sekali lagi
Ketepatan sikap menentukan kualitas hidup.
Maka, marilah kita membaikkan sikap kita, sebaik kehidupan yang
kita harapkan.
(Founder | www.MTSuperForum.com | Mario-Teguh)
Langganan:
Postingan (Atom)
